Отпускные: за сколько дней выплачиваются до отпуска по трудовому кодексу в 2024 году
Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, вправе ежегодно отдыхать не менее 28 дней. За период отпуска ему начисляется денежная выплата, размер которой зависит от среднедневного заработка и длительности отдыха. Разберём, как правильно рассчитать отпускные в 2024 году.
- Автор: Светлана Зотова
- Иллюстратор: Дима Гинтофт
- Редактор: Варвара Ермилова
- ведущие деятельность во вредных или представляющих опасность условиях;
- имеющие особый характер труда;
- работающие на территориях Крайнего Севера и аналогичных;
- сотрудники с ненормированным рабочим днём;
- педагоги.
Удлинённый отпуск также положен сотрудникам-инвалидам, лицам до 18 лет, муниципальным служащим. Дополнительные дни отпуска могут утверждаться работодателем: условия и порядок их предоставления прописываются в локальных нормативных документах.
Новички получают право на отпуск только спустя шесть месяцев после трудоустройства в компанию. Раньше — только по договорённости с руководством.
Законодательство разрешает брать отпуск не целиком, а частями, но только по соглашению между сотрудником и нанимателем. При этом одна часть отдыха не должна быть менее 14 дней.
Когда сотруднику идти в оплачиваемый отпуск
Очерёдность отдыха сотрудников регламентирована графиком отпусков, в котором отражается его продолжительность. По соглашению с работодателем сотрудник может перенести отпуск или изменить его длительность.
Уйти в отпуск не по графику, а в удобное время могут работники младше 18 лет, усыновители ребёнка возрастом до трёх месяцев, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Право взять отпуск в удобное время вне зависимости от графика также имеют:
- многодетные работники с детьми до 18 лет — пока младшему не исполнится 14 лет;
- сотрудник, жена которого пребывает в отпуске по беременности и родам;
- совместители — отдых обязаны предоставить в тот же период, что и по основному месту работы;
- ветераны, почётные доноры России, СССР, Герои России, СССР, супруги военнослужащих;
- работники, имеющие ребёнка-инвалида до 18 лет — с 2024 года члены семей инвалида I группы также имеют право на дополнительный неоплачиваемый отпуск 14 дней;
- участники и ликвидаторы чернобыльской катастрофы;
- один из родителей, работающий на территории Крайнего Севера или аналогичной, — при сопровождении ребёнка для поступления в образовательное учреждение в другом регионе.
Кроме того, ТК РФ предусматривает возможность отдыха за свой счёт — без сохранения зарплаты. В некоторых случаях работодатель вправе не отпускать сотрудника в неоплачиваемый отпуск — если причина ухода не кажется ему веской: переезд, встреча жены с поезда, празднование дня рождения.
Но при наличии обстоятельств, обозначенных трудовым и семейным законодательством, наниматель обязан предоставить дни без содержания — к таким относятся, например, рождение ребёнка, собственное бракосочетание, гибель близкого родственника, донорство. Работодатель также не вправе отказать в неоплачиваемом отдыхе инвалидам, пенсионерам по возрасту, гражданам, которые трудятся по совместительству, ветеранам боевых действий и другим категориям лиц, определённым ст.
128 Трудового кодекса.
к содержанию ↑Расчёт отпускных в 2024 году: формула и порядок вычисления
В отличие от зарплаты, при расчёте которой учитывают отработанные дни, для вычисления суммы отпускных используются календарные. Отчётный период составляет 12 месяцев до начала отпуска. Например, если отдых сотрудника начинается с 01.04.2022, учитывается период с 01.04.2021 по 31.03.2022.
Как рассчитываются отпускные:
Отпускные = среднедневной заработок × число дней отдыха.
Порядок вычисления среднего дневного заработка регламентирован ст. 139 ТК РФ . Для его определения необходимо рассчитать точный доход за год — для этого учитывают все выплаты за работу и число дней, которые были сотрудником отработаны.
Расчёт совокупного дохода за год
Доход работника включает все выплаты за совершённую работу: оклад, сверхурочные часы, премии, районные надбавки. При учёте премиальных есть определённые нюансы: в расчёт берутся только те суммы, которые выплачены за 12 месяцев до отпуска. При работе в компании менее года отчётным считается период с даты оформления работника.
Годовую премию в общую сумму дохода включают полностью, квартальные могут дробиться. Если расчётный период начинается с середины квартала, учитывается только половина суммы. Например, при его начале с мая квартальная премия за второй квартал зачтётся только за май и июнь, апрель будет исключён.
В доход за прошлые 12 месяцев не входят расходы на командировки, компенсации платы за жильё, питание, проезд, государственные пособия, суммы отпускных, больничных.
Расчёт отработанных дней
При расчётах учитывается число дней, которые человек фактически отработал, а также выходные, праздники, неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 14 дней, но период свыше лимита исключается ( ст. 121 ТК РФ ).
Вынужденный прогул при неправомерном увольнении и последующем восстановлении сотрудника также будет включён в стаж для получения ежегодного отпуска.
Отработанными днями не признаются: отпускные дни, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребёнком, период пребывания на больничном, в командировке, прогулы.
ЧОД = 29,3 * КПМ + КДЧ.
ЧОД — число отработанных дней;
КПМ — полные месяцы работы, без отпусков и больничных;
КДЧ — дни, которые отработаны частично.
Коэффициент 29,3 — среднее число календарных дней в месяце.
Для определения времени, отработанного не полностью, используют формулу:
(ЧДМ — ЧДН) / ЧДМ * 29,3.
ЧДМ — число дней в месяце;
ЧДН — неотработанные дни.
Например, сотрудник Иванов уходит в отпуск с 1 сентября 2024 года на 28 дней. У него оформлен лист нетрудоспособности на десять дней в марте, а в октябре он ходил в отпуск на 28 дней.
Получается, что из 12 месяцев он отработал полностью 10 — исключены март и октябрь. Определим число дней, отработанных не полностью:
Март 2024: (31 — 10) / 31 * 29,3 = 19,8.
Октябрь 2021: (31 — 28) / 31 * 29,3 = 2,8.
Тогда число дней, отработанных Ивановым за год, будет 29,3 * 10 + 19,8 + 2,8 = 316 дней.
Как начисляются отпускные по среднедневному заработку: пример расчётов
Для определения среднедневного заработка необходимо годовой доход разделить на число дней, которые были отработаны сотрудником. Легче всего произвести расчёты, если предыдущий год отработан полностью.
Однако в большинстве случаев необходимы вычисления с учётом неполной отработки годового периода. Разберём, как рассчитать отпускные в 2024 году для сотрудника Иванова из примера выше, отработавшего только 316 дней.
При подсчёте дней отпуска важно понимать, что официальные праздники не учитываются и, соответственно, не оплачиваются — январские, 8 Марта, 23 Февраля, 1 и 9 Мая, 12 Июня, 4 Ноября. Но за их счёт можно продлить отдых.
Как и с других доходов, с отпускных удерживается НДФЛ в размере 13%.
к содержанию ↑Документы на отпускные
В стандартный перечень документов для оформления отпуска входят:
- График отпусков — составляется минимум за две недели до начала календарного года с учётом требований трудового законодательства, предпочтений сотрудников, интересов нанимателя. Используемая форма — Т-7 .
- Заявление от сотрудника — при соблюдении графика отпусков допускается обойтись без него. При уходе не по плану заявление обязательно.
- Уведомление о начале отпуска — направляется сотруднику минимум за две недели до начала отдыха по графику. Работник информируется под подпись. При отпуске на основании заявления уведомление не требуется.
- Приказ — составляется по форме Т-6 для одного работника или Т-6а для нескольких сотрудников.
- Записка-расчёт — содержит даты отдыха и сведения об оплате этого периода. Используемая форма — Т-60 .
Данные об отпуске также заносятся в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и табель учёта рабочего времени.
Пример написания заявления на оплачиваемый отпуск
Заявление на отпуск пишется на имя руководителя компании и обязательно содержит следующие сведения:
- ФИО заявителя, должность;
- обозначение вида отпуска — ежегодный оплачиваемый;
- период отпуска;
- дату написания заявления;
- подпись сотрудника.
Можно попросить сотрудника написать заявление от руки, предоставив образец заявления . Также работник может составить заявление в печатном виде и поставить в нём свою подпись.
Образец заявления на отпуск за свой счёт
Заявление на дни без содержания составляется по такому же принципу, но дополняется некоторыми пунктами:
- обозначение вида отпуска — без сохранения зарплаты;
- указанием причины ухода — бракосочетание, рождение ребёнка;
- если работник относится к категории лиц, которым нельзя отказывать в отпуске, это также необходимо обозначить в заявлении.
Обязательно указывается период отдыха.
Заполнить документ можно от руки по образцу или в печатном виде.
к содержанию ↑Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
При расторжении трудового договора наниматель начисляет сотруднику не только зарплату за отработанное время, но и выплату за неиспользованные дни отпуска. Оформлять заявление для этого не обязательно — по закону работодатель должен произвести с работником полный расчёт.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении вычисляют по формуле:
К = СДЗ * ЧД.
К — размер компенсации;
СДЗ — среднедневной заработок;
ЧД — число неиспользованных дней отдыха.
Средний доход за день определяется стандартно, как при расчёте обычных отпускных.
На компенсацию можно рассчитывать и в том случае, когда сотрудник не уходит из компании — заменить денежной выплатой допускается часть дополнительного отпуска свыше 28 дней. Такая возможность есть у тех категорий лиц, кому по закону положен удлинённый отпуск.
В этом случае сотрудник должен предоставить нанимателю заявление с указанием периода и числа дней отдыха, подлежащих возмещению.
к содержанию ↑Сроки выплаты отпускных
Согласно ст. 136 ТК РФ , начисление отпускных осуществляется минимум за три дня до начала отдыха. Отсчёт ведётся в календарных днях. Например, при уходе работника в понедельник выплата должна быть начислена не позднее четверга прошлой недели.
Компенсация за неиспользованный отпуск перечисляется в дату увольнения или не позже следующего дня после передачи требования о расчёте ( ст. 140 ТК РФ ).
Расчёт отпускных сотрудникам в 2024 году
Рассмотрим на примерах, как рассчитать отпускные в 2024 году.
Пошаговый расчёт отпускных
Всем работникам компании полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого в общем случае составляет 28 календарных дней.
Расчёт среднего заработка для оплаты отпуска включает следующие действия.
Определение состава выплат работнику в расчётном периоде
Согласно п. 2 ПП РФ № 922, в расчёт среднего заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда и применяемые конкретным работодателем, вне зависимости от источников этих выплат:
- Выплаты, включаемые в расчёт среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах организации (к примеру, в Положении об оплате труда) и начислены за работу (за труд), т.е. должны являться заработной платой.
- В расчёт отпускных не включаются:
-
- гарантии (к примеру, средний заработок за период отпуска или командировки)
- компенсации (к примеру, за использование работником в служебных целях личного автомобиля)
- выплаты соцхарактера (материальная помощь и т.д.).
Включение в расчёт среднего заработка премий осуществляется согласно особому порядку, указанному в п. 15 ПП РФ № 922.
Определение расчётного периода
Для расчёта среднего заработка используют расчётный период, равный 12 календарным месяцам, которые предшествуют периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата (п. 4 ПП РФ № 922).
Календарный месяц – период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (февраль – по 28 (29) число).
Пример. Работник берёт отпуск в августе 2024. Расчётный период в данном случае будет с 1 августа 2021 г. по 31 июля 2024 г.
Из расчётного периода необходимо исключить время и начисленный за это время заработок, если:
- за работником сохранялся средний заработок согласно законодательству РФ по труду Исключение – предусмотренные законом перерывы на кормление ребёнка
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам
- работник не работал из-за простоя по вине работодателя или по не зависящим от работодателя и работника причинам
- работник не принимал участия в забастовке, но из-за неё не мог выполнять свою работу;
- работник имел дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства
- работник в других случаях был освобождён от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты согласно законодательству
В расчёт среднего заработка для отпускных включаются только те дни (часы), в которые работник находился на работе в соответствии с установленным ему графиком и выполнял работу, предусмотренную заключённым с ним трудовым договором.
Однако на практике могут возникнуть и нестандартные ситуации, пример и порядок определения расчётного периода при которых рассмотрим в таблице.
Нестандартная ситуация Порядок определения расчётного периода Пример Работник не работал 12 месяцев, предшествующих событию Средний заработок исчисляют исходя из суммы зарплаты, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчётному (п. 6 ПП РФ № 922) Иванова Елена отправляется в отпуск в июле 2024 г. Расчётный период: с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2024 г., однако в это время Иванова была в отпуске по уходу за ребёнком.
В период, предшествующий расчетному периоду (с 1 июля 2020 г. по 30 июня 2021 г.), она работала и получала заработную плату.
Поэтому в данном случае средний заработок для отпускных будет рассчитываться исходя из этого периода
Работнику не начислили зарплату и отработанных дней за расчётный период до начала отпуска нет. Расчётный период определяют исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 ПП РФ № 922) Жданов Алексей отправляется в отпуск с 9 июля 2024 г. Расчётный период с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2024 г.
Однако Алексей в этот период не работал в данной компании – он устроился на работу 4 июля 2024 г. Расчётный период в таком случае –с 4 по 8 июля 2024 г.
включительно
Расчёт среднего заработка для отпускных
Ситуация № 1: расчётный период отработан полностью
Правило: средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, равен сумме зарплаты, фактически начисленной за расчётный период, разделённой на 12 и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,3 (п. 10 ПП РФ № 922):
СДЗ = (ЗП * РП):12 ∕ 29,3
СДЗ – средний дневной заработок;
ЗП – заработная плата;
РП – расчётный период.
Пример. Артём Хитров берёт отпуск с 21 по 29 января 2024 г. Расчётный период будет с 1 января 2021 г. по 31 декабря 2021 г. В расчётном периоде Артёму ежемесячно начислялась зарплата из оклада, равного 30 тысяч рублей. Рассчитаем отпускные:
Ситуация № 2: расчётный период отработан частично
Правило: если 1 или несколько месяцев расчётного периода были отработаны не полностью, то средний дневной заработок согласно п. 10 Постановления № 922 равен:
СДЗ = (ЗП * РП) ∕ (29,3* ПКМ) + КДНКМ
СДЗ — средний дневной заработок
ЗП — заработная плата
РП — расчётный период
ПКМ — количество полных календарных месяцев
КДНКМ — количество календарных дней в неполных календарных месяцах
При этом, количество календарных дней в неполном календарном месяце согласно п. 10 ПП РФ № 922 рассчитывается как:
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
КДНКМ = 29,3 ∕ КД * КДотраб
КДНКМ – количество календарных дней в неполных календарных месяцах
КД – количество календарных дней
КДотраб – количество календарных дней, отработанных в месяце
Расчёт среднего заработка на период отпуска Коваль Дениса:
- Количество дней, включаемых в расчёт:
(29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня. - Сумма отпускных:
679,06 * 14 = 9506,83 рубля.
Важно: ежегодный отпуск можно разделять на части. При этом по каждой из частей отпуска нужно определять расчётный период каждый раз заново.
Пример. Работник организации в 2024 г. брал 2 раза отпуск по 14 календарных дней в июле и ноябре. Расчётный период для исчисления отпускных в июле будет с 1 июля 2021 г. по 30 июня 2021 г., а для отпуска в ноябре – с 1 ноября 2021 г. по 31 октября 2024 г.
Начисление отпускных можно произвести в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске, а выплатить их нужно в строго установленные сроки – за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом в расчёт следует брать календарные дни.
Пример. Отпуск работника начнётся 5 июля 2024 г., а приказ на отпуск был подписан директором 23 июня 2024 г. Начислить отпускные можно 23 июня либо позже, а выплатить – не позднее 1 июля 2024 г.
Выплата отпускных, перечисление НДФЛ и страховых взносов, расчёт налога на прибыль
НДФЛ с отпускных
Из начисленной суммы отпускных нужно удержать НДФЛ, после чего выплатить работнику отпускные, не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Датой получения дохода в целях НДФЛ является день выплаты отпускных.
Срок перечисления в бюджет НДФЛ: не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример. Работнику выплачены отпускные 19 мая 2024 г. НДФЛ необходимо перечислить в бюджет в период с 19 мая по 31 мая включительно.
Страховые взносы с отпускных
Мнение экспертаПоляков Евгений ВитальевичКонсультант в области права с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Большой опыт в составлении договоров.В соответствии с письмом Минтруда России от 4 сентября 2015 г. № 17-4/Вн-1316 страховые взносы начисляются на всю сумму среднего заработка за тот же месяц, в котором были начислены отпускные.
Срок перечисления страховых взносов: не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (п. 3 ст. 431 НК РФ).
Пример. 15 июня 2024 г. работнику начислены отпускные. В отпуск он отправляется с 23 июня 2024 г. Бухгалтеру следует начислить страховые взносы 15 июня 2024 г., а перечислить – до 15 июля 2024 г. включительно.
Налог на прибыль
В соответствии п. 4 ст. 272 НК РФ расходы на оплату труда относятся к расходам ежемесячно исходя из суммы начисленных согласно ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда.
Пример. Отпуск работника продолжительностью 14 календарных дней начинается с 23 июня 2024 г. Ему были начислены отпускные 20 июня 2024 г. в размере 22 тыс. рублей.
Сумма отпускных должна быть включена в расходы по налогу на прибыль в следующем порядке.
к содержанию ↑Составление бухгалтерских проводок
СледующаяДебет Кредит Содержание операции 20 (23, 25, 26, 44) 70 Начислены отпускные 20 (23, 25, 26, 44) 69 Начислены страховые взносы 70 68 Удержан НДФЛ с отпускных 70 50,51 Выплачены отпускные
